¿Qué es el Registro Mercantil?
El Registro Mercantil es una institución jurídica y pública que, a cargo de un registrador mercantil, tiene por objeto la publicidad, por medio de folio personal, de los sujetos inscribibles en él y de los actos y relaciones jurídicas concernientes a los mismos susceptibles de inscripción, la llevanza de otras nuevas funciones que le han sido encomendadas y la publicidad formal de su contenido.
¿ Qué otras funciones tiene el Registro Mercantil?
Al Registro Mercantil le corresponde también la legalización de los libros de los empresarios, el nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas y el depósito de las cuentas anuales.
¿Dónde se encuentran los Registros Mercantiles?
Los Registros Mercantiles están establecidos en todas las capitales de provincia y, además, en las ciudades de Ceuta, Melilla, Eivissa, Mahón, Puerto de Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera y Valverde.
¿ Cómo se determina la competencia registral?
La regla general es que la circunscripción de cada Registro Mercantil se extenderá al territorio de la provincia a que corresponda. La inscripción se practicará en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio del sujeto inscribible. Esta misma regla de competencia es aplicable para determinar el registro que se encargue de la legalización de los libros de los empresarios, del nombramiento de expertos independientes y auditores y del depósito de los documentos contables.
¿ Es obligatorio inscribir?
Salvo disposición legal en contrario la inscripción en el Registro Mercantil tiene carácter obligatorio y habrá de solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios para la práctica de la misma.
¿ Qué documentos acceden al Registro Mercantil?
La inscripción en el Registro Mercantil se practica en virtud de documento público, aunque en algunos casos la ley admite que la inscripción se haga por medio de un documento privado. Así, para inscribir el nombramiento de un administrador bastará una certificación del acuerdo de la Junta General en que fue nombrado en la que esté legitimada notarialmente la firma del certificante.
¿ Qué horario de apertura tiene el Registro Mercantil?
El Registro Mercantil está abierto al público todos los días hábiles, desde las nueve a las catorce horas y desde las dieciséis a las dieciocho horas excepto los sábados en que solo se mantiene el horario de mañana. Durante el mes de agosto por órdenes ministeriales de Justicia se suele autorizar que el registro solo esté abierto al público los días hábiles desde las nueve a las catorce horas a excepción de los sábados en que permanecerá cerrado.
¿ Quién puede solicitar la presentación de un documento en el Registro Mercantil?
Cualquier persona puede presentar un documento en el Registro Mercantil. El presentante debe rellenar un impreso en el que conste su nombre, apellido, documento nacional de identidad y domicilio a efectos de notificaciones y recibirá un recibo que exprese la clase de título presentado, el día y hora de la presentación y en su caso el número y diario en que se haya extendido el asiento correspondiente.
Legalización de libros en el registro Mercantil.
¿Qué libros se legalizan en el Registro Mercantil?
En el Registro Mercantil se legalizan todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios conforme a las disposiciones legales vigentes. También se pueden legalizar cualesquiera otros libros que lleven en el ámbito de su actividad, aunque los mismos no sean obligatorios.¿Quién puede legalizar sus libros en el Registro Mercantil?
Todos los empresarios así como todos los sujetos pasivos del impuesto de sociedades pueden legalizar sus libros contables en el Registro Mercantil (Sociedades Limitadas, Sociedades Anónimas, Fundaciones, Asociaciones...) No se legalizan los libros de las Sociedades Cooperativas porque la competencia para su legalización corresponde al Registro de Cooperativas ni los libros de las comunidades de bienes (R.D.G.R.N. 16-2-00)¿Cuándo se legalizan los libros?
Los libros obligatorios formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización en ellas de asientos y anotaciones, deberán presentarse a legalizar antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Los libros obligatorios que se presentan para su legalización antes de su utilización pueden presentarse en cualquier momento.Forma de presentación.
Los libros deberán estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellos. También es posible la presentación de libros en soporte magnético.- Presentación de libros en soporte magnético.
Depósito de las cuentas anuales.
¿Quién y cuándo se formulan las cuentas anuales?
Todos los empresarios están obligados a formular las cuentas anuales al cierre de su ejercicio. Los obligados a ello legalmente deben depositarlas en el Registro Mercantil de su domicilio siendo el plazo para cumplir esta obligación el de un mes desde la aprobación de las cuentas anuales.¿Qué documentos se depositan en el Registro Mercantil?
Para depositar en el Registro Mercantil deben presentarse los siguientes documentos:1) Solicitud firmada por el presentante. 2) Certificación, con firmas legitimadas notarialmente, del acuerdo del órgano social competente de aprobación de las cuentas anuales y de la aplicación del resultado. La certificación debe expresar si las cuentas se formulan de forma abreviada expresando la causa. También expresará bajo fe del certificante que las cuentas que acompaña y deposita se corresponden con las aprobadas por la Junta y, en su caso, las auditadas. Y se expresará, bajo la misma fe, que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltara la firma de alguno de ellos se señalará expresamente esta circunstancia indicando la causa.3) Un ejemplar de las cuentas anuales.4) Un ejemplar del informe de gestión. 5) Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad esté obligada a verificación contable o se hubiera nombrado auditor a solicitud de la minoría.6) Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.- ¿Qué documentos constituyen las cuentas anuales?
Los documentos que constituyen las cuentas anuales son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria anual y el documento relativo a la información medioambiental.
La información medioambiental en las cuentas anuales.
La información medioambiental se incorpora a las cuentas anuales en la memoria. Ahora bien, tras la Orden de 8 de octubre de 2001, la información medioambiental debe consignarse también en una hoja aparte. La información medioambiental se configura, por consiguiente, como un documento más de las cuentas anuales, anexo a la Memoria, que hay que presentar con los demás de presentación obligatoria para su depósito en el Registro Mercantil.- Modelo de documento relativo a la información medioambiental.
¿Qué ocurre si se incumple la obligación legal de depositar las cuentas anuales?
Transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social sin que se hayan depositado las cuentas se cerrará la hoja registral para aquellos documentos presentados con posterioridad a aquella fecha, excepto para los siguientes casos: el depósito de las propias cuentas, escrituras de cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, revocación o renuncia de poderes, disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.Falta de aprobación de las cuentas anuales.
No se produce el cierre registral si la causa de no depositar las cuentas es la falta de aprobación de las mismas por la Junta General. En este caso se acreditará esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas en la que se expresará la causa de la falta de aprobación, o bien mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales. Para evitar el cierre, deberán presentarse los citados documentos antes de que transcurra el plazo citado del año, y justificarse la permanencia en dicha situación cada seis meses.- Presentación en soporte magnético.